Sumario: A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control que acompaña a cada transporte público de mercancías por carretera en España deja de ser válido en papel. No es un documento nuevo ni pide datos nuevos: cambia el soporte. Pero el cambio afecta a decenas de miles de empresas —transportistas, cargadores, operadores logísticos— y no habrá periodo de gracia.
Hay obligaciones normativas que llegan con años de aviso y aun así pillan al sector a contrapié. La digitalización del documento de control administrativo del transporte de mercancías es una de ellas. La fecha está fijada desde diciembre de 2025, los requisitos técnicos se publicaron en junio, y sin embargo buena parte de las empresas afectadas todavía no ha decidido cómo va a cumplir.
El documento pasa a llamarse oficialmente DeCA: Documento electrónico de Control Administrativo. Y conviene empezar por lo que no es, porque ahí está la mayor parte de la confusión.
No es un documento nuevo
El documento de control lleva décadas siendo obligatorio. Es el justificante administrativo que debe acompañar a cada envío en el transporte público de mercancías por carretera, y sirve para que la Inspección de Transporte pueda verificar quién contrata el porte, quién lo realiza materialmente y qué se está moviendo. Su contenido lo fija la Orden FOM/2861/2012 y su base reglamentaria está en el artículo 222 del ROTT.
Lo que cambia el 5 de octubre de 2026 es exclusivamente el soporte. La disposición transitoria octava de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible establece que el documento deberá ser necesariamente digital a los diez meses de su entrada en vigor. Y la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE-A-2026-12784) concreta cómo debe ser ese fichero.
Dicho de otro modo: quien hoy rellena un talonario autocopiativo seguirá anotando exactamente los mismos datos. Lo que ya no podrá hacer es que esos datos existan únicamente sobre papel.
Tampoco hay prórroga. El Ministerio de Transportes lo ha aclarado expresamente en su documentación oficial: el propio plazo concedido hasta octubre es el periodo de adaptación, y no está prevista ninguna fase adicional sin sanción a partir de esa fecha.
A quién obliga y a quién no
La obligación alcanza al transporte público de mercancías por carretera de ámbito interior: operaciones con origen y destino en España, incluido el cabotaje. Da igual el tamaño de la empresa. Un autónomo con un solo camión tiene la misma obligación documental que una flota de doscientos.
Quedan fuera varios supuestos, y son los mismos que ya estaban exentos cuando el documento era de papel:
- El transporte internacional, que se rige por los documentos previstos en los convenios suscritos por España, como el CMR.
- El transporte privado complementario, es decir, las empresas que mueven mercancía propia como apoyo a su actividad principal. Deben llevar, eso sí, documentación que acredite lo previsto en el artículo 102.2 de la LOTT.
- Mudanzas, transporte de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales y servicios de paquetería de un número reducido de bultos manipulables por una sola persona.
- Los transportes que no requieren título habilitante.
Esta distinción genera más dudas de las que parece. Muchas empresas con vehículos comerciales asumen que la norma les afecta cuando en realidad hacen transporte privado complementario y están exentas; y a la inversa, empresas de reparto con furgonetas que trabajan para terceros creen que el tamaño del vehículo las libra, cuando el criterio no es el peso sino la naturaleza del transporte. Existen herramientas gratuitas para comprobar si le afecta la obligación en un par de minutos.
Qué tiene que cumplir el fichero
Aquí es donde la Resolución de junio se pone concreta, y donde muchas soluciones improvisadas se caen:
- PDF nativo digital, generado a partir de datos estructurados. No sirve escanear el documento de papel ni fotografiarlo: los ficheros obtenidos por digitalización de imágenes están expresamente excluidos.
- Tamaño máximo aproximado de 5 MB, con los metadatos de fecha y hora de creación y de modificación incorporados al propio archivo.
- Un código QR dentro del PDF que enlace a una URL única del documento.
- Esa dirección debe empezar por https:// y permitir la descarga directa del fichero, sin credenciales, sin autenticación y sin botones intermedios. La lógica es obvia: en un control de carretera, el agente escanea y obtiene el documento al instante.
- La descarga debe estar disponible durante todo el servicio y puede desactivarse transcurridos siete días naturales desde su finalización.
- El documento debe conservarse al menos un año, y debe poder descargarlo tanto el cargador contractual como el transportista efectivo.
- El fichero debe generarse antes del inicio efectivo del servicio.
Dos aclaraciones que evitan errores caros. La primera: no existe ninguna aplicación oficial del Ministerio, ni hay que subir los documentos a ninguna plataforma pública. Cada empresa debe disponer de su propia aplicación o contratar a un proveedor. La segunda: las aplicaciones de DeCA no se certifican, a diferencia de las plataformas eFTI, con las que se confunden a menudo.
También conviene saber que la firma no es obligatoria. Solo si el documento se emplea con finalidad contractual se exige, como mínimo, firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS.
El punto ciego: quién lo genera
La norma reparte el contenido del documento entre dos empresas distintas. De los ocho datos obligatorios del artículo 6, el cargador contractual responde de su propia identificación con NIF y domicilio, la del transportista, el origen y destino y la naturaleza y peso de la mercancía. El transportista efectivo responde de la fecha, las matrículas y la autorización especial de circulación cuando proceda.
Ambos están obligados a formalizar el documento, y ambos responden de que viaje a bordo, salvo que el cargador pruebe que fue emitido, en cuyo caso queda eximido.
La consecuencia práctica es que ningún actor puede resolver esto en solitario ni desentenderse delegando. Hay que acordar con cada cliente quién introduce qué datos y en qué sistema. Para empresas que trabajan con muchos transportistas —o al revés, con muchos cargadores—, esa negociación operativa suele ser la parte del proyecto que más tiempo consume. Empezar por ahí, y no por la herramienta, es el orden correcto. Es también la razón por la que cada vez más cargadores y operadores prefieren emitir ellos mismos el documento: control, trazabilidad y una posición más sólida ante una inspección.
Qué pasa si falta
No se ha creado un tipo sancionador específico para el DeCA. Se aplica el régimen general de la LOTT para la documentación de control: carecer del documento, que le falten datos esenciales, cumplimentarlo incorrectamente o no conservarlo puede constituir infracción grave, con una multa que habitualmente se sitúa entre 401 y 600 euros.
El detalle relevante no es la cuantía unitaria, sino que la infracción se aprecia por envío y por control. En un grupaje con varias expediciones, un acta puede recoger varias infracciones. Y a ello se suma el coste operativo de una posible inmovilización del vehículo hasta regularizar, que en muchos casos pesa más que la sanción.
A partir del 5 de octubre, llevar el documento únicamente en papel equivale, a efectos prácticos, a no llevarlo en el formato exigible.
Qué hacer entre hoy y octubre
Para una empresa que aún no ha movido ficha, el orden razonable es este: comprobar si la obligación le alcanza; inventariar cuántos documentos de control emite al mes y quién los rellena hoy; acordar con clientes y proveedores el reparto de datos; y elegir una herramienta que genere el fichero conforme a la Resolución.
En ese último punto el mercado se ha llenado de opciones en pocas semanas, desde suites logísticas completas hasta soluciones específicas. Para el transportista autónomo y la microflota —el grueso del censo español— la elección suele reducirse a una cuestión de tiempo y precio: cuánto se tarda en emitir un documento y cuánto cuesta al mes.
DecaClick es una de las herramientas que han aparecido con ese enfoque. Genera el DeCA desde el móvil en unos dos minutos, con su PDF, su código QR y su URL única conforme a los requisitos de la Resolución, y permite enviárselo al conductor por WhatsApp. Puede probarse sin registro ni tarjeta —genera un documento completo antes de crear cuenta— y mantiene un plan gratuito recurrente para quien emite pocos portes al mes. Para gestorías y empresas que además facturan, se integra con el módulo de transporte de Kraakup, que convierte los portes de un periodo en un borrador de factura.
Sea con esta u otra solución, la conclusión es la misma: quedan pocas semanas, la fecha no se va a mover y el papel deja de servir por sí solo.
